Mit uns kommt Ihr Herz InForm!

Das elektronische Abrechnungsverfahren für Reha-Sport-Teilnahmen

Herz InForm bietet den Service der elektronischen Abrechnung von Reha-Sport-Teilnahmen an.

Warum Abrechnung über Herz InForm?

Als Teilnehmer dürfen Sie gem. gesetzlicher Grundlagen Ihre Teilnahmen nicht mehr persönlich mit ihrer Krankenkasse abrechnen (siehe gesetzliche Grundlagen). Hierfür wird ein sogenanntes Institutionskennzeichen (IK) benötigt. Dieses kann jeder Sportverein, der Reha-Sport durchführt beantragen. Somit ist kein Verein dazu gezwungen mit Herz InForm abrechnen. Für viele - insbesondere kleinere Sportvereine - entsteht jedoch durch die Abrechnungen mit den Kostenträgern ein unverhältnismäßig hoher Arbeitsaufwand. Hinzukommt, dass seit einiger Zeit eine elektronisch Abrechnung seitens der Kostenträger gefordert wird. Herz InForm bietet den Sportvereinen den Abrechnungs-Service, weil wir über ein elektronisches Abrechnungssystem, das langjährige Know-How und das notwendige Personal verfügen. Viele Vereine sind froh über diesen Service und haben uns deshalb die Abrechnung übertragen.

Vorteile der Abrechnung über Herz InForm

Herz InForm bietet eine sehr individuelle Abrechnung der Verordnungen für jeden Teilnehmer der Reha-Gruppengruppen und überweist nach erfolgreicher Abrechnung das Geld – abzüglich einer Bearbeitungsgebühr – auf das angegebene Konto.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Individuelle Bearbeitung jedes Abrechnungsfalles
  • Sorgfältige Prüfung der eingereichten Unterlagen
  • Widerspruchsbearbeitung und Nachverfolgung jedes Einzelfalles
  • Überweisung auf das angegebene Konto (Verein oder Patient)
  • Musterbriefe und Checklisten für und rund um die Abrechnung
  • Persönliche Erreichbarkeit bei Fragen und Unsicherheiten

Die Stärken der Abrechnung mit und über Herz InForm liegen in unserem sehr individuell ausgerichteten Abrechnungssystem, welches auch schwierige Abrechnungsfälle umsetzen kann. Wir prüfen alle Unterlagen bevor wir die Abrechnung durchführen und fordern ggf. fehlende Unterlagen, Unterschriften oder Stempel nach. Dieser Service ist für Sie inbegriffen. Bitte beachten Sie, dass momentan noch ca. 40% aller eingereichten abrechnungsunterlagen fehlerhaft sind und zu einer sofortigen Ablehnung bei den Kostenträgern führen würden.

Bei Herz InForm wird jeder Einzelfall bis zur endgültigen Klärung verfolgt (ca. 10 % der abgerechneten Abrechnungen werden von den Krankenkassen bzw. deren Inkassofirmen trotz sorgfältiger Prüfung unsererseits als nicht gerechtfertigt oder fehlerhaft zurückgesendet und damit nicht übernommen). Wir kümmern uns um evtl. Widersprüche und reichen die Unterlagen erneut ein. Dabei entstehen ihnen keinen weiteren Kosten!

Herz InForm ist, wie auch die Sportvereine, gemeinnützig und orientiert sich somit nicht an Gewinnen. Die Bearbeitung der einzelnen Abrechnung ist allerdings sehr Personalintensiv und erfordert eine Abrechnungsgebühr. Individuelle Abrechnung und die Beharrlichkeit in Einzelfällen haben ihren Preis: Für die Abwicklung der Abrechnungen wird eine Bearbeitungsgebühr von 6% der Gesamtsumme des Abrechnungsbetrages einbehalten.

Notwendige Abrechnungs-Unterlagen

Damit eine reibungslose Abrechnung durch Herz InForm möglich ist, müssen folgende Unterlagen vollständig für jeden Reha-Sport-Teilnehmer bei Herz InForm eingehen:

  • Antrag auf Kostenübernahme
    • Verordnung muss bei Erstabrechnung im Original vorliegen (Antrag auf Kostenübernahme, grün – roter Bogen 56 oder weißer Bogen G850) – alle weiteren Abrechnungen erfolgen mit einer Kopie (bitte immer eine Kopie beilegen)
    • Leistungszusage/Kostenübernahmeerklärung der Krankenkasse bzw. Rentenversicherers auf dem Antrag auf Kostenübernahme (Stempel und Unterschrift)
    • Unterschrift des Teilnehmers auf dem Antrag auf Kostenübernahme
  • Teilnahmebestätigung des Versicherten
    • jeder unterschriebene Termin gilt als teilgenommen, alle Termine müssen einzeln vom Teilnehmer unterschrieben sein, zusammenfassende Klammern oder Tüttelchen werden nicht akzeptiert
    • vollständig ausgefüllter Kopf der Teilnahmebescheinigung (1. Seite ganz oben, Name, Versicherungsnummer, usw.)
    • Bestätigung des Übungsleiters/ der Übungsleiterin mit der eigenen Unterschrift
    • der Leistungserbringer bestätigt mit Unterschrift und Vereinstempel
    • das Abrechnungsfeld muss nicht ausgefüllt werden
    • Wir überweisen auf das angegebene Konto.

Hier finden Sie unsere Checkliste als Formular

Abgabefristen zur Einreichung der Abrechnungsunterlagen

Wir rechnen vierteljährlich mit den Kostenträgern ab. Die Termine, an denen wir die eingereichten Unterlagen gesammelt elektronisch versenden, sind festgelegt. Unterlagen, die uns nach den unten stehenden Terminen erreichen, kommen automatisch in den darauf folgenden Abrechnungsgang. Gleiches gilt für Unterlagen, die uns sehr spät fehlerhaft bzw. unvollständig erreichen.

Bitte reichen sie Ihre fehlerfreien, vollständigen Unterlagen zu folgenden Terminen ein:

15. Januar
15. April
15. Juli
15. Oktober

Zeitlicher Ablauf der Abrechnungen

Innerhalb von 2 Wochen nach Abgabefrist versenden wir die Unterlagen an die einzelnen Kostenträger bzw. Abrechnungszentren der jeweiligen Kostenträger. Dann folgt dort eine Bearbeitungszeit von 4-6 Wochen. Danach erhalten wir die Geldeingänge, die wir sorgsam kontrollieren, zuweisen und umgehend an Sie weiterleiten.

Bei Widersprüchen und Unklarheiten verlängert sich die Bearbeitungszeit.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass unsere Bearbeitungszeit erst NACH den jeweiligen Abgabefristen (nach dem 15.) startet. Wir können NICHT die Zeit dazurechnen, in der sich ihre Unterlagen bereits vor der jeweiligen Abgabefrist bei uns im Hause befanden.

Gerne nehmen wir ihre Abrechnungsunterlagen jederzeit an. Aber bitte beachten Sie trotzdem, dass wir die 4 Abrechnungstermine einhalten müssen und ggf. nicht gleich abrechnen, wenn Sie ihre Unterlagen zu uns senden.

Gesetzliche Grundlagen der Abrechnung mit den Kostenträgern

Die elektronische Abrechnung per Datenträgeraustausch (DTA) ist verpflichtend. Grundlage dieser vertraglichen Vereinbarung ist, dass der Gesetzgeber mit Inkrafttreten des GKV-Modernisierungsgesetzes (GMG) die Leistungserbringer gemäß §§ 301 a und 302 des SGB V verpflichtet, den Krankenkassen die Abrechnungen auf dem Wege elektronischer Datenübertragung zu übermitteln. Ebenso ist die pauschale Rechnungskürzung von bis zu 5% dort bereits festgelegt, falls die Abrechnungen nicht per DTA erfolgt.

Seit der Rahmenvereinbarung über den Rehabilitationssport und das Funktionstraining vom 01. Januar 2011 haben sich die Bedingungen für den Sport in Herzgruppen grundlegend geändert. Für das Abrechnungsverfahren mit den Kostenträgern heißt es nun wörtlich:

“Die Abrechnung für die Teilnahme an den Übungsveranstaltungen erfolgt grundsätzlich zwischen Rehabilitationsträger und dem Träger der Rehabilitationssportgruppe / Funktionstrainingsgruppe. Die Abrechnung durch von den Leistungserbringern beauftragte Dritte ist möglich (z.B. im Rahmen des maschinellen Abrechnungsverfahrens nach § 302 SGB V).”
(Rahmenvereinbarung Punkt 18 Abrechnungsverfahren Abs. 1, S. 21)

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